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BSCW Anleitung

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Allgemeines

BSCW steht für "Basic Support for Cooperative Work", d.h. es stellt Ihnen Grundlagen zur Verfügung, mit denen eine online Zusammenarbeit erleichtert wird. Mit diesem Service können Sie an der Universität Stuttgart einige Tools verwenden, die für online-unterstützte Seminare erforderlich sind:

  • Erstellen eines gemeinsamen rbeitsbereichs (z.B. für Ihr Seminar)
  • Hochladen von Dateien (Graphiken, Word Dokumente, Präsentationen, Textdokumente, etc.), die von anderen Teilnehmern kommentiert und bewertet werden können
  • Erstellen von Profilen für jeden Teilnehmer (mit Bild, Adresse, Homepage, etc.)
  • Erstellen eines Diskussionsforums
  • Verwendung eines gemeinsamen Kalenders
  • Verwenung einer Mailingliste

Die Elemente sind sämtlich über einen Browser zugänglich. Es muß dazu keine zusätzliche Software auf Ihrem Rechner installiert werden.

Dieses Dokument gibt Ihnen Schritt für Schritt eine Anleitung, wie Sie mit BSCW arbeiten können. Es ist sowohl für DozentInnen als auch für StudentInnen gedacht. StudentInnen können manche Schritte einfach überspringen, weil sie nur DozentInnen betreffen.

Sprache im Browser einstellen

Das BSCW ist mehrsprachig. Es erkennt, welche Sprache in Ihrem Browser eingestellt ist und übernimmt diese. Anstatt Englisch spricht das BSCW also Deutsch mit Ihnen, wenn Sie Deutsch in Ihrem Browser als erste Sprache eingestellt haben. Zum Beispiel in Netscape unter Bearbeiten - Einstellungen - Navigator - Sprachen Deutsch an die erste Stelle bringen.

JavaScript einschalten

Das BSCW benötigt zur korrekten Navigationsdarstellung JavaScript. Außerdem brauchen Sie JavaScript für die meisten Aktionen. Sie sollten also in Ihrem Browser JavaScript einschalten. In Netscape unter Bearbeiten - Einstellungen - Erweitert: JavaScript aktivieren. Im Internet Explorer unter Extras - Internetoptionen - Sicherheit - Doppelklick auf Internet - Scripting - Active Scripting - aktivieren.

In Opera ist JavaScript fehlerhaft eingebunden, was dazu führt, dass im BSCW zwar alles optisch sehr schön auf den Bildschirm kommt, die Navigations- und Menüleisten jedoch nicht funktionieren. Das BSCW bietet allerdings auch eine JavaScript freie Version an. Wenn Sie Opera verwenden, müssen Sie nur das JavaScript im Browser ausschalten und können sich dann ins BSCW einloggen (oder, wenn Sie dies schon getan haben, die Seite neu laden).

Registrieren - Einloggen

Der Einstieg in das BSCW erfolgt immer unter der Webadresse http://www.uni-stuttgart.de/pub/ , ob Sie das BSCW zum ersten Mal besuchen oder bereits registriert sind.

Neu hier?

Zunächst müssen Sie sich registrieren. Dies geschieht in mehreren Schritten, um sicher zu gehen, dass jeder, der sich anmeldet auch eine richtige Email Adresse angibt. Als erstes geben Sie also Ihre Email Adresse an. Daraufhin müssen Sie warten, bis Ihnen das BSCW eine automatisch generierte Email zuschickt (meist innerhalb der nächsten Minute). Folgen Sie nun den einzelnen Schritten, die in der Email beschrieben sind. Sie können einen Login und ein Passwort selbst bestimmen. Wichtig: bitte merken Sie sich das Passwort gut. Wie bei Passworten üblich dürfen nur Sie es (und sonst niemand) verwenden . Außerdem sollten Sie sich genau überlegen, welchen Login Sie verwenden (z.B. Ihren Vornamen und Nachnamen ohne Leerzeichen), denn von nun an werden Sie im BSCW immer mit ihrem Login angesprochen.
Sollte der Login fehlschlagen, haben Sie vermutlich einen Loginnamen gewählt, den schon eine andere Person vor Ihnen gewählt hat. Versuchen Sie es einfach mit einem anderen Namen.

Schon mal dagewesen?

Sie haben sich bereits schon einmal registriert, wissen noch Ihr Login und Passwort. Dann klicken Sie einfach auf "Arbeitsbereiche zugreifen". Sie werden nach Login und Passwort gefragt.

Wo ist was?

Das BSCW mag auf den ersten Blick verwirrend aussehen mit seinen vielen verschiedenen Navigationsleisten. Wissen Sie aber erst einmal, welche wozu gut ist und dass sich manche je nach Situation anpassen, so können Sie recht schnell damit arbeiten.

Links oben ist eine Navigationsleiste, die allgemeine, in allen Situationen verfügbare Befehle zur Verfügung stellt, wie zum Beispiel die Verwaltung Ihres Profils, Anlegen neuer Dokumente und Ordner, etc. Schauen Sie doch einfach mal durch, um sich damit vertraut zu machen. Die einzelnen Funktionen werden Ihnen in dieser Anleitung nach und nach erklärt.

Direkt unter dieser Navigationsleiste befinden sich einige anklickbare Bilder, die im wesentlichen die wichtigsten (aber nicht alle!) Funktionen der Navigationsleiste selbst noch einmal - nur eben graphisch - zur Verfügung stellen: zum schnellen Anklicken, damit Sie nicht immer in der Navigationsleiste suchen müssen.

Rechts oben befinden sich sechs Buttons, die es Ihnen ermöglichen, zwischen verschiedenen Bereichen des BSCW hin und her zu schalten: Ihrem Arbeitsbereich ("Arbeit"), dem öffentlich zugänglichen Bereich ("Öffntl"), der Zwischenablage ("Ablage"), Ihrem Papierkorb ("Abfall"), Ihrem Adressbuch ("Adrsb") und Ihrem Kalender ("Kalend"). 

Unterhalb dieser beiden Navigationsleisten können Sie stets sehen, wo Sie sich befinden (also in welchen Ordner und unter welchen Ordnern dieser wiederum liegt - hierarchisch gegliedert).

Alles andere auf der Webseite kann sich ständig ändern, je nachdem, in welchem Bereich Sie sich befinden und ob andere BSCW Mitglieder etwas am gemeinsamen Arbeitsbereich geändert haben. Wenn Sie während des Lesens hier immer mitklicken, werden Sie bald wissen, was wie aussieht.

Eine wichtige Reihe von Funktionen, die bei fast allen Arbeitsbereichen vorhanden sind, ist ganz rechts durch einen Pfeil gekennzeichnet. Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich ein Drop-Down Menü, das Ihnen alle Optionen zur Verfügung stellt, die Sie an dem Objekt ausführen können. Zum Beispiel: Vor Ihnen befindet sich eine Liste mit Dateien, die die verschiedenen SeminarteilnehmerInnen in das BSCW kopiert haben. Jede Datei hat dann einen solchen Pfeil, der ein Drop-Down Menü öffnet. In diesem Fall würden Sie hier Optionen finden wie "Datei umbenennen", löschen", etc.

Persönliches Profil

Erstellen

In der obersten Navigationsleite bewegen Sie die Maus über "Optionen" und klicken dann im sich öffnenden Drop-down Menü auf "Persönliche Daten". Im sich öffnenden Fenster können Sie nun alle Eintragungen vornehmen. Denken Sie daran: alles, was Sie hier angeben, kann später von jedem Teilnehmer angesehen werden.

Andere Profile ansehen

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Sie wissen, wie die gesuchte Person heißt. Wählen Sie in der obersten Navigationsleiste unter "Datei" "Suchen" aus und geben Sie den entsprechenden Namen ein.


    Haben Sie das entsprechende Profil gefunden, so können Sie es ansehen, nachdem Sie auf den Kopf links neben dem Namen geklickt haben:



  2. Sie wollen eine Liste mit allen Kursteilnehmern, durch die Sie sich durchklicken können. Dazu muss bereits ein gemeinsamer Arbeitsbereich existieren. Sind Sie StudentIn, so hat Ihr(e) DozentIn bereits einen solchen angelegt und Sie dazu eingeladen. Sie müssen nun nur in jenen Bereich gehen und auf die Köpfe klicken



    Sind Sie DozentIn, so müssen Sie erst einen gemeinsamen Arbeitsbereich erstellen und können wie oben beschrieben vorgehen.

Adressbuch

Um in Ihr Adressbuch zu wechseln, klicken Sie rechts oben auf den Button "Adrsb".

Neuen Eintrag vornehmen

Um später zum Beispiel im Kalender oder beim Einladen verschiedener Teilnehmer in einen gemeinsamen Bereich nicht zu viel tippen zu müssen, ist es sinnvoll, zunächst alle relevanten Adressen in das eigene Adressbuch einzutragen (alle anderen haben keinen Zugriff auf Ihr Adressbuch). BSCW nennt diesen Vorgang "neues Mitglied einladen", weil es hier ja darum geht, auch mit jenen Menschen über das BSCW in Kontakt zu treten.
Unterhalb der oberen Navigationsleiste befinden sich einige orange-farbene Graphiken. Eine davon zeigt zwei Köpfe, auf die Sie klicken müssen, um einen neuen Eintrag im Adressbuch vorzunehmen.

Email versenden

Aus dem Adressbuch heraus können Sie direkt Emails versenden.

Zum einen, um als DozentIn ein Mitglied in einen Arbeitsbereich einzuladen (ohne vorherige Einladung hat niemand auf einen Bereich Zugriff, und Einladen kann nur der/die DozentIn): Tragen Sie erst die Adresse in das Adressbuch ein, wählen dann im Drop-Down Menü rechts neben der entsprechenden Adresse (zu öffnen, indem Sie auf den Pfeil klicken) "Einladen" aus. Den Email Text können Sie nun direkt im Browser eingeben, ohne Ihr eigenes Email Programm starten zu müssen.

Wenn Sie einfach nur so eine Email schreiben möchten, geht das auch über das BSCW: Links neben der Email Adresse das Kästchen anklicken (es erscheint ein Haken), dann in der darüber befindlichen, orange-farbenen Navigationsleiste "Email" anklicken. Es wird nun automatisch Ihr Email Programm geöffnet und Sie können wie gewohnt diese Email verfassen.

Profil ansehen

Auch innerhalb des Adressbuches haben Sie die Möglichkeit, das Profil der entsprechenden Person anzusehen. Klicken Sie einfach auf den Kopf links neben der Adresse.

Eintrag entfernen

Sie haben sich vertippt, oder ein(e) StudentIn nimmt nicht mehr am Seminar teil - wie lösche ich nun die Adresse aus dem Adressbuch? - Öffnen Sie mit dem Pfeil rechts neben der entsprechenden Adresse das Drop-Down Menü und wählen "Ausladen" aus.

Arbeitsbereich

Jedes Online Seminar kann seinen eigenen Arbeitsbereich im BSCW bekommen. Dieser Bereich wird in Form eines Ordners von dem/der DozentIn angelegt. Im nächsten Schritt müssen alle StudentInnen eingeladen werden. Der Ordner erscheint dann automatisch im Arbeitsbereich jedes einzelnen Studenten. Und dann kanns losgehen - Dateien in diesen Ordner hochladen, Diskussionsforen anlegen, etc.

In den Arbeitsbereich gelangen Sie übrigens, indem Sie rechts oben den Button "Arbeit" anklicken. Dies ist zunächst Ihr eigener Bereich, den niemand sonst sehen kann. Nachdem ein Bereich für das Seminar angelegt wurde, wird hier ein Ordner mit entsprechendem Namen erscheinen, den Sie einfach nur noch anklicken müssen. Hier steht dann alles zum Seminar, und alle Teilnehmer haben darauf Zugriff. Wollen Sie wieder in Ihren persönlichen Bereich, klicken Sie unter "Ihre Position" auf Ihren Namen.

Einen Arbeitsbereich anlegen

DozentInnen müssen als erstes einen Arbeitsbereich anlegen. Unterhalb der linken Navigationsleiste ganz oben befindet sich ein Symbol für einen Ordner, so wie Sie es von Windows kennen. Klicken Sie dieses an, können Sie einen Ordner (oder auch "Arbeitsbereich" genannt im BSCW) anlegen.

Wie immer gilt: sinnvolle Namen und Beschreibungen erleichtern vieles.

Teilnehmer einladen

Im zweiten Schritt müssen Sie als DozentIn die Studenten in diesen Arbeitsbereich einladen (auf Computerisch nennt man das auch "einen Bereich freischalten"). Gehen Sie dazu zunächst in den neu angelegten Ordner hinein (einmal drauf klicken) und wählen Sie dann aus der linken oberen Navigationsleiste unter "Datei" die Option "Teilen", "Mitglied einladen" aus. (So können Sie im Übrigen auch im Nachhinein StudentInnen einladen, die später hinzustoßen.) Einzige Voraussetzung ist, dass die StudentInnen sich bereits im BSCW registriert haben.

Haben Sie zuvor alle StudentInnen in Ihr Adressbuch eingetragen, werden auch alle schon gelistet, Sie müssen sie nur noch auswählen. Tip: um nicht einen nach dem anderen einzeln einladen zu müssen, halten Sie sie Taste "Strg" (auf englischen Tastaturen "Ctrl") gedrückt und klicken Sie dann alle gewünschten Adressen an. Im rechten Formularfeld können Sie nun einen Einladungstext eingeben und anschließend mit einem Klick auf den "Ok" Button an alle StudentInnen per Email verschicken.

Einen Bereich öffentlich zugänglich machen

Sie können einen Ordner auch öffentlich zugänglich machen, d.h. jedem beliebigen Internetnutzer, der sich einmal beim BSCW angemeldet hat, diesen Bereich sichtbar machen. Allerdings kann dieser nur die Dateien ansehen und nichts verändern. Er kann auch keine Diskussionsforen und Notizen zu den Dateien sehen.
Dies kann für allgemein zugängliche Kursunterlagen zum Beispiel nützlich sein.

Einen Arbeitsbereich machen Sie öffentlich, indem Sie zunächst in diesen wechseln und dann rechts neben dessen Namen das Drop-Down Menü öffnen und dort "Öffentlich machen" auswählen.

Zugänglich ist dieser Bereich dann für alle Benutzer des BSCW (also nicht nur für die Teilnehmer Ihres Seminars) über den Button "Öffntl".

Anschließend ändert sich einiges. Um zu verdeutlichen, dass ein Bereich öffentlich ist, wird einer der Köpfe, die ihm voranstehen, rosa dargestellt:

Ferner wird ein anonymer Benutzer mit in die Liste der Profile und in Ihr Adressbuch aufgenommen:

Wenn Sie einen Bereich wieder für die Öffentlichkeit schließen möchten, gehen Sie in die Profilliste (ein Klick auf die beiden Köpfe), wählen rechts neben dem anonymen Benutzer im Drop-down Menü "Ausladen" aus. Als Bestätigung wird nun der anonyme Benutzer wieder aus der Liste entfernt.

Kalender

Im BSCW gibt es zwei verschiedene Kalender: einen Gruppenkalender und einen persönlichen Kalender. Wie die Namen schon sagen, ist der persönliche Kalender nur für den einzelnen Benutzer sichtbar, wohingegen der Gruppenkalender für das ganze Seminar sichtbar ist.

Der Gruppenkalender

Als DozentIn mag es Ihnen sinnvoll erscheinen, für den gesamten Kurs einen Kalender anzulegen. Sie können dies tun, indem Sie als erstes in den gemeinsamen Arbeitsbereich wechseln und dann in der oberen linken Navigationsleiste unter "Datei" "Neu" "Gruppenkalender" auswählen.

Es erscheint dann in der Liste des gemeinsamen Arbeitsbereichs der Kalender mit dem Namen, den Sie dafür gewählt haben. Jeden Eintrag, den Sie hier vornehmen, kann nun jeder andere Teilnehmer sehen. Die anderen Teilnehmer können auch Einträge vornehmen.

Der persönliche Kalender

Wenn Sie einen Kalender nur für sich haben wollen, ist das auch möglich. Wechseln Sie mit einem Klick auf den Button "Kalend"rechts oben.

Sie haben nun hier alle Funktionen, die es auch im Gruppenkalender gibt, nur eben allein für Sie sichtbar. Trotzdem können Sie hier bei der Erstellung eines neuen Termins diesen auch an einen anderen Teilnehmer versenden. Er wird dann automatisch in den persönlichen Kalender dieses Teilnehmers eingetragen und wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich eine Einladungs-Email versenden. Wie das geht lesen Sie weiter unten.

Einen neuen Termin eintragen

Egal ob Sie sich im Gruppenkalender oder in Ihrem persönlichen Kalender befinden, tragen Sie einen neuen Termin ein, indem Sie den Bleistift im Kästchen des entsprechenden Tages anklicken.

Hier erwarten Sie mehrere Optionen, die Sie beliebig verwenden können oder nicht, je nach Bedarf. Allerdings müssen Sie dem BSCW sagen, welche Optionen Sie haben wollen, erst dann werden für Sie Formularfelder bereitgestellt, in denen Sie die entsprechenden Angaben machen können. Zwei sehr interessante Optionen sind die folgenden:

  1.  "Teilnehmer": hier bestimmen Sie, welche Teilnehmer zugelassen werden (der Termin erscheint dann automatisch in deren persönlichem Kalender).
  2. "Email Benachrichtigung": Da Sie nicht davon ausgehen können, daß alle Studenten jeden Tag einen Blick auf den Gruppenkalender werfen, ist es eventuell sinnvoll, diese per Email zu dem neuen Termin einzuladen.

Tip: Sie können dem Formular mehrere Optionen hinzufügen, indem Sie die Taste "Strg" (auf englischen Tastaturen "Ctrl") gedrückt halten und alle gewünschten Optionen anklicken. Anschließend auf den "Hinzufügen" Button klicken und schon haben Sie die zusätzlichen Formularfelder. Ein Klick auf "ok" trägt den Termin in den Kalender. Sie können den Termin übrigens auch nachträglich ändern. (Im Kalender gibt es neben jedem Termin ein Drop-Down Menü, das hinter einem Pfeil versteckt ist. Dort finden Sie alles Nötige.)

Dateien hochladen

Ein Dokument laden Sie in den gemeinsamen Arbeitsbereich, indem Sie unterhalb der linken oberen Navigationsleiste das Bildchen anklicken, das wie ein Blatt Papier aussieht.

Im sich öffnenden Fenster können Sie nun die entsprechende Datei angeben, ihr einen Namen und eine kurze Beschreibung geben, sowie diese bewerten. Anschließend sollten Sie unbedingt den sogenannten Mime-Typ angeben. Dieser dient dazu, dem BSCW zu sagen, um welche Datei es sich handelt, z.B. eine GIF oder JPEG Graphik, eine PowerPoint Präsentation, ein Word Dokument, etc. Dies ist nötig, damit später auch der Download dieser Datei für alle anderen Teilnehmer gut klappt.

Wenn es eine Datei schon online gibt, ist es sinnvoller, im BSCW nur einen Verweis auf die URL zu geben, denn eine Datei muss ja nicht mehrfach im Internet abgelegt werden - dazu gibt es Links. Wählen Sie dazu in der oberen Navigationsleiste links unter "Datei" "Neu" "URL" aus.

Notizen zu einer Datei

Im gemeinsamen Arbeitsbereich können sich die StudentInnen direkt über eine Datei unterhalten und diese Unterhaltung dieser Datei zuweisen, damit nicht Kommentare zu verschiedenen Dateien direkt untereinander stehen, sondern immer gleich bei der entsprechenden Datei. Eine Notiz fügen Sie einer Datei an, indem Sie rechts neben dem Dateinamen den Pfeil anklicken und im aufklappenden Drop-Down Menü "Notiz anheften" auswählen. Sie können dann sogar auswählen, ob es sich um eine schlichte Notiz handelt oder um Pro, Contra, einen Ärger, etc.

Anschließend erscheint neben der Datei ein gelber Zettel, ein Hinweis, dass eine Notiz vorhanden ist. 

Ein Klick darauf zeigt Ihnen sämtliche Notizen. Sie können hier auch auf eine bestimmte Notiz antworten (rechts neben der Notiz auf den Pfeil klicken und im sich öffnenden Drop-Down Menü "Antworten" auswählen). Es entsteht ein Diskussionsforum um nur eine Datei. Wie man ein ganz allgemeines Diskussionforum erstellt, lesen Sie weiter unten.

Diskussionsforum

Im Unterschied zu den Notizen zu speziellen Dateien ist es auch möglich, ein allgemeines Diskussionforum zu erstellen. Gehen Sie in den gemeinsamen Arbeitsbereich und klicken Sie dann auf das Bildchen, das einen Kopf mit einer Sprechblase zeigt (links oben). Alles weitere ist selbsterklärend.

Einen Beitrag erstellen

Klicken Sie auf das Diskussionforum und anschließend auf den Pfeil rechts neben dem Namen für das Forum. Nun können Sie mit "Notiz anheften" einen neuen Beitrag erstellen.

Auf einen Beitrag antworten

Auch neben jedem Beitrag findet sich ein Pfeil, der ein Drop-Down Menü öffnet, wenn man ihn anklickt. "Antworten" erzeugt eine Antwort direkt auf den ausgewählten Beitrag. Und auf eine Antwort können Sie wieder antworten, etc. Also so wie in Newsgroups auch.